종이 없는 사무실을 위한 오피스 앱

모 대기업에서 20여 년 간 근무한 50대 중반의 A 부장. 젊은 시절, 회사를 위해 헌신과 노력을 한 결과 지금은 부장의 자리에 있습니다. 하지만 그는 최근 있었던 임원진 회의 참석 이후에 울상이 되었습니다. 이유는 CEO의 한 가지 지시 때문이었습니다.

"앞으로 3개월 안에 '스마트오피스' 환경을 구축하도록 하시오"

A 부장은 업무를 위해 PC를 배웠습니다. 하지만 할 줄 아는 것은 포털 사이트에 접속해서 뉴스를 보거나, 오피스 프로그램을 실행해서 간단히 업무를 보는 정도였기 때문입니다. 하지만 스마트오피스 환경은 A 부장의 모든 것을 바꿔 놓을 것입니다.

무엇보다 가장 큰 변화는 '종이 없는 사무실'입니다. 지금까지는 모든 자료는 문서로 만들어서 결재를 진행했었습니다. 하지만 이제는 전자결재 시스템으로 바뀌게 됩니다. 당연히 기획안, 기획서 등 모든 문서도 전부 디지털화되고 언제 어디서든지 열람할 수 있도록 자체 클라우드 환경까지 만들어 접근성과 보안을 강화하였습니다.

이를 위해 회사에서는 전 직원에게 스마트폰과 태블릿 또는 노트북을 개인에게 지급하고 LTE로 연결하여 출장 중에도 전국 어디에서든 빠른 접속이 이루어지도록 한다는 계획입니다.

이런 변화에 A 부장은 어떻게 적응해야 하나 고민을 할 때, 자칭 스마트 전문가라 칭하는 유 대리가 A 부장을 위해 조언을 해줬습니다.

종이 없는 사무실, 오피스 앱부터 설치하자

스마트오피스의 가장 큰 장점은 시간과 장소에 구애 받지 않고 업무를 지속할 수 있다는 점입니다. 결재 시스템은 회사의 인트라넷을 이용하지만, 결재 문서를 보기 위해서는 워드, 엑셀, 파워포인트와 같은 프로그램이 필요합니다. 그래서 몇 가지 오피스 앱을 소개할까 합니다.

1) Kingsoft Office

Kingsoft Office는 구글 Play스토어에 등록된 오피스 앱 중 유일하게 무료로 제공되고 있습니다. Kingsoft Office는 영어 버전과 다국어 버전이 분리되어 있기 때문에 한글을 사용하기 위해서는 다국어 버전을 내려 받아야 합니다.

<첫 화면에는 작업한 최근 문서들이 보여집니다>

Kingsoft Office를 처음 실행하면 매우 단순한 화면을 볼 수 있습니다. 과연 오피스 앱인가? 라는 의구심이 들 정도입니다. 지금은 처음 실행한 것이라 아무것도 없지만, 여기에는 기존에 작업했던 문서들이 나열됩니다.

새로운 문서를 만들 때는 왼쪽 위에 있는 'WPS' 이미지를 터치하면 됩니다.

문서는 워드, 메모, 프리젠테이션, 스프레드시트 4가지를 만들 수 있으나, 문서를 꾸미기 위한 템플릿이 제공되지 않는 점은 아쉽습니다.

Kingsoft Office의 각 앱의 첫 화면은 매우 단순합니다. 메뉴가 상단에 슬라이드 형식으로 정리되어 있어 빈 페이지만 눈에 들어오기 때문입니다. 하지만 메뉴에는 다양한 기능들이 내장되어 있기 때문에 다양한 문서 작성과 편집을 할 수 있습니다.

스크린 샷으로 보이는 것처럼 각 앱에 맞는 메뉴가 제공되고, 각 메뉴를 터치하면 또 다른 세부 메뉴가 나타납니다. PC에서 작업하는 것처럼 화려한 효과를 제공하지는 않지만, 필수적인 기능은 모두 포함되어 있기 때문에 외부에서 급하게 문서를 작성하거나 미리 만들어진 문서를 불러와 수정 작업을 하는 수준은 충분히 소화할 수 있습니다.

Kingsoft Office는 MS Office와의 호환성도 뛰어납니다. 별도의 변환 작업을 하지 않고 MS Office에서 작업한 문서를 바로 불러올 수 있습니다.

모바일 기기의 오피스 앱으로 처음부터 끝까지 모든 문서를 만든다는 것은 거의 불가능합니다. 그런 이유로 PC에서 만들어진 문서 파일을 바로 사용할 수 있느냐의 여부는 매우 중요합니다. 이런 면에서 Kingsoft Office는 문서 작성과 수정, MS Office와의 호환성이 보장되는 거의 유일한 무료 오피스 앱이라 할 수 있습니다.

2) OfficeSuite 프로 7

OfficeSuite 프로 7은 무료가 아닌 유료 앱입니다. 유료 앱이므로 기능은 무료 앱보다 다양하고 기능도 막강해서 많은 사람이 애용하고 있습니다. 하지만 유료 구매를 해야 하므로, 구매가 꺼려진다면 일주일 동안 사용할 수 있는 시험판을 먼저 사용해 볼 수 있다는 장점이 있습니다.

OfficeSuite Pro 7을 실행하면 새로운 문서를 만들 수 있는 빠른 메뉴가 나타납니다. 각각의 아이콘을 치하면 그에 해당하는 새로운 문서를 만들 수 있습니다. 그런데 유료 앱치고는 너무 밋밋하게 보입니다. 하지만 왼쪽 위 버튼을 터치하면 별도의 메뉴가 나옵니다. 폭이 좁은 스마트폰에서는 버튼을 터치해야 하지만 태블릿에서 가로 모드로 사용하면 메뉴와 새 문서 작업 화면이 동시에 보입니다.

메뉴에서는 문서 파일을 불러오기 위한 '최근 파일', '내 문서', '내부 저장소', '원격 파일'과 문서를 꾸미기 위한 '템플릿'이 있습니다.

<기본으로 제공되는 템플릿>

템플릿이란 문서의 양식입니다. 자신이 작업할 내용에 맞는 템플릿이 있다면 불러와서 내용만 입력하면 되므로 빠르게 문서를 작성할 수 있습니다. OfficeSuite 프로 7에서 기본으로 제공하는 템플릿은 총 28종입니다.

OfficeSuite 프로 7의 메뉴는 일반 메뉴와 빠른 메뉴로 나뉩니다. 이렇게 메뉴를 이원화 시킨 것은 문서 작업 공간을 더욱 넓히기 위한 것입니다. 빠른 메뉴에서는 글자를 꾸미거나 문서 정렬, 문단 들여쓰기/내어쓰기, 글자 배경, 문서 인쇄와 같이 자주 사용하는 것들로 구성되어 있습니다.

<스마트폰의 좁은 공간을 최대한 활용하기 위해서 빠른 메뉴를 제공합니다>

OfficeSuite 프로 7의 문서 작성 기능은 필요한 것들로 채워져 있습니다. 워드를 예로 들면, 문서 내에 이미지와 표를 삽입하는 것은 기본이고 웹페이지 연결과 각주/미주 삽입, 페이지 나누기, 사전 기능이 포함되어 있습니다.

엑셀 작업의 꽃 차트 추가와 파워포인트의 슬라이드 전환 효과도 OfficeSuite 프로 7에서는 몇 번의 터치로 가능합니다.

MS Office와의 호환성도 매우 뛰어납니다. OfficeSuite 프로 7은 MS Office 97부터 2010 버전까지 모두 지원을 하고 Adobe의 문서 포맷인 Acrobat Reader 파일인 PDF까지 지원을 합니다.

OfficeSuite 프로 7과 Kingsoft Office는 스마트오피스를 위한 일부에 지나지 않습니다. 클라우드를 이용해서 데이터를 언제 어디서든지 접근할 수 있고 팀원들과 쉽게 공유할 수 있습니다. 회의 시간에는 참석 인원만큼 문서를 인쇄하여 제공하지 않아도 태블릿이나 스마트폰을 바로 프로젝터에 연결해서 보여주고, 꼭 필요한 사람들에게만 공유할 수 있습니다.

종이 없는 사무실, 아니 사무실과 내 책상의 개념까지 희미해지고 있는 변화를 거부하지 말고 내가 먼저 스마트하게 변해 보는 것은 어떨까요?