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종이 없는 사무실을 위한 오피스 앱

 

모 대기업에서 20여 년 간 근무한 50대 중반의 A 부장. 젊은 시절, 회사를 위해 헌신과 노력을 한 결과 지금은 부장의 자리에 있습니다. 하지만 그는 최근 있었던 임원진 회의 참석 이후에 울상이 되었습니다. 이유는 CEO의 한 가지 지시 때문이었습니다.

 

"앞으로 3개월 안에 '스마트오피스' 환경을 구축하도록 하시오"

 

A 부장은 업무를 위해 PC를 배웠습니다. 하지만 할 줄 아는 것은 포털 사이트에 접속해서 뉴스를 보거나, 오피스 프로그램을 실행해서 간단히 업무를 보는 정도였기 때문입니다. 하지만 스마트오피스 환경은 A 부장의 모든 것을 바꿔 놓을 것입니다.

 

무엇보다 가장 큰 변화는 '종이 없는 사무실'입니다. 지금까지는 모든 자료는 문서로 만들어서 결재를 진행했었습니다. 하지만 이제는 전자결재 시스템으로 바뀌게 됩니다. 당연히 기획안, 기획서 등 모든 문서도 전부 디지털화되고 언제 어디서든지 열람할 수 있도록 자체 클라우드 환경까지 만들어 접근성과 보안을 강화하였습니다.

 

이를 위해 회사에서는 전 직원에게 스마트폰과 태블릿 또는 노트북을 개인에게 지급하고 LTE로 연결하여 출장 중에도 전국 어디에서든 빠른 접속이 이루어지도록 한다는 계획입니다.

 

이런 변화에 A 부장은 어떻게 적응해야 하나 고민을 할 때, 자칭 스마트 전문가라 칭하는 유 대리가 A 부장을 위해 조언을 해줬습니다.

 

종이 없는 사무실, 오피스 앱부터 설치하자

 

스마트오피스의 가장 큰 장점은 시간과 장소에 구애 받지 않고 업무를 지속할 수 있다는 점입니다. 결재 시스템은 회사의 인트라넷을 이용하지만, 결재 문서를 보기 위해서는 워드, 엑셀, 파워포인트와 같은 프로그램이 필요합니다. 그래서 몇 가지 오피스 앱을 소개할까 합니다.

 

1) Kingsoft Office

Kingsoft Office는 구글 Play스토어에 등록된 오피스 앱 중 유일하게 무료로 제공되고 있습니다. Kingsoft Office는 영어 버전과 다국어 버전이 분리되어 있기 때문에 한글을 사용하기 위해서는 다국어 버전을 내려 받아야 합니다.

 

 

  

<첫 화면에는 작업한 최근 문서들이 보여집니다>

 

Kingsoft Office를 처음 실행하면 매우 단순한 화면을 볼 수 있습니다. 과연 오피스 앱인가? 라는 의구심이 들 정도입니다. 지금은 처음 실행한 것이라 아무것도 없지만, 여기에는 기존에 작업했던 문서들이 나열됩니다.

 

새로운 문서를 만들 때는 왼쪽 위에 있는 'WPS' 이미지를 터치하면 됩니다.

 

 

문서는 워드, 메모, 프리젠테이션, 스프레드시트 4가지를 만들 수 있으나, 문서를 꾸미기 위한 템플릿이 제공되지 않는 점은 아쉽습니다.

  

<Kingsoft Word 첫 화면>

 

 

<Kingsoft SpreadSheet 첫 화면>

 

<Kingsoft Presentation 첫 화면>

 

 

Kingsoft Office의 각 앱의 첫 화면은 매우 단순합니다. 메뉴가 상단에 슬라이드 형식으로 정리되어 있어 빈 페이지만 눈에 들어오기 때문입니다. 하지만 메뉴에는 다양한 기능들이 내장되어 있기 때문에 다양한 문서 작성과 편집을 할 수 있습니다.

<Kingsoft Word 메뉴>

<Kingsoft SpreadSheet 메뉴>

 

<Kingsoft Presentation 메뉴>

 

스크린 샷으로 보이는 것처럼 각 앱에 맞는 메뉴가 제공되고, 각 메뉴를 터치하면 또 다른 세부 메뉴가 나타납니다. PC에서 작업하는 것처럼 화려한 효과를 제공하지는 않지만, 필수적인 기능은 모두 포함되어 있기 때문에 외부에서 급하게 문서를 작성하거나 미리 만들어진 문서를 불러와 수정 작업을 하는 수준은 충분히 소화할 수 있습니다.

 

Kingsoft Office는 MS Office와의 호환성도 뛰어납니다. 별도의 변환 작업을 하지 않고 MS Office에서 작업한 문서를 바로 불러올 수 있습니다.

 

 

<MS Office Word 2007 파일을 불러온 모습>

 

<MS Office Excel 2007 파일을 불러온 모습>

 

<MS Office PowerPoint 2007 파일을 불러온 모습>

 

모바일 기기의 오피스 앱으로 처음부터 끝까지 모든 문서를 만든다는 것은 거의 불가능합니다. 그런 이유로 PC에서 만들어진 문서 파일을 바로 사용할 수 있느냐의 여부는 매우 중요합니다. 이런 면에서 Kingsoft Office는 문서 작성과 수정, MS Office와의 호환성이 보장되는 거의 유일한 무료 오피스 앱이라 할 수 있습니다.

 

2) OfficeSuite 프로 7

 

OfficeSuite 프로 7은 무료가 아닌 유료 앱입니다. 유료 앱이므로 기능은 무료 앱보다 다양하고 기능도 막강해서 많은 사람이 애용하고 있습니다. 하지만 유료 구매를 해야 하므로, 구매가 꺼려진다면 일주일 동안 사용할 수 있는 시험판을 먼저 사용해 볼 수 있다는 장점이 있습니다.

 

<OfficeSuite Pro 7 메인화면>

 

OfficeSuite Pro 7을 실행하면 새로운 문서를 만들 수 있는 빠른 메뉴가 나타납니다. 각각의 아이콘을 치하면 그에 해당하는 새로운 문서를 만들 수 있습니다. 그런데 유료 앱치고는 너무 밋밋하게 보입니다. 하지만 왼쪽 위 버튼을 터치하면 별도의 메뉴가 나옵니다. 폭이 좁은 스마트폰에서는 버튼을 터치해야 하지만 태블릿에서 가로 모드로 사용하면 메뉴와 새 문서 작업 화면이 동시에 보입니다.

 

<OfficeSuite Pro 7의 메뉴가 나타납니다>

 

메뉴에서는 문서 파일을 불러오기 위한 '최근 파일', '내 문서', '내부 저장소', '원격 파일'과 문서를 꾸미기 위한 '템플릿'이 있습니다.

 

<기본으로 제공되는 템플릿>

템플릿이란 문서의 양식입니다. 자신이 작업할 내용에 맞는 템플릿이 있다면 불러와서 내용만 입력하면 되므로 빠르게 문서를 작성할 수 있습니다. OfficeSuite 프로 7에서 기본으로 제공하는 템플릿은 총 28종입니다.

 

 

<OfficeSuite 프로 7 Word 첫 화면>

 

<OfficeSuite 프로 7 excel 첫 화면>

 

 

<OfficeSuite 프로 7 PowerPoint 첫 화면>

 

 

OfficeSuite 프로 7의 메뉴는 일반 메뉴와 빠른 메뉴로 나뉩니다. 이렇게 메뉴를 이원화 시킨 것은 문서 작업 공간을 더욱 넓히기 위한 것입니다. 빠른 메뉴에서는 글자를 꾸미거나 문서 정렬, 문단 들여쓰기/내어쓰기, 글자 배경, 문서 인쇄와 같이 자주 사용하는 것들로 구성되어 있습니다.

 

<스마트폰의 좁은 공간을 최대한 활용하기 위해서 빠른 메뉴를 제공합니다>

 

OfficeSuite 프로 7의 문서 작성 기능은 필요한 것들로 채워져 있습니다. 워드를 예로 들면, 문서 내에 이미지와 표를 삽입하는 것은 기본이고 웹페이지 연결과 각주/미주 삽입, 페이지 나누기, 사전 기능이 포함되어 있습니다.

 

 

<OfficeSuite 프로 7 word 메뉴>

 

<OfficeSuite 프로 7 excel 메뉴>

 

<OfficeSuite 프로 7 powerpoint 메뉴>

 

 

 

<OfficeSuite 프로 7 excel 차트 삽입 작업>

<OfficeSuite 프로 7 powerpoint 슬라이드 전환 작업>

 

엑셀 작업의 꽃 차트 추가와 파워포인트의 슬라이드 전환 효과도 OfficeSuite 프로 7에서는 몇 번의 터치로 가능합니다.

 

MS Office와의 호환성도 매우 뛰어납니다. OfficeSuite 프로 7은 MS Office 97부터 2010 버전까지 모두 지원을 하고 Adobe의 문서 포맷인 Acrobat Reader 파일인 PDF까지 지원을 합니다.

 

 

 

<MS Office excel 2007 문서>

 

<MS Office word 2007 문서>

 

<MS Office PowerPoint 2007 문서>

 

 

OfficeSuite 프로 7과 Kingsoft Office는 스마트오피스를 위한 일부에 지나지 않습니다. 클라우드를 이용해서 데이터를 언제 어디서든지 접근할 수 있고 팀원들과 쉽게 공유할 수 있습니다. 회의 시간에는 참석 인원만큼 문서를 인쇄하여 제공하지 않아도 태블릿이나 스마트폰을 바로 프로젝터에 연결해서 보여주고, 꼭 필요한 사람들에게만 공유할 수 있습니다.

 

종이 없는 사무실, 아니 사무실과 내 책상의 개념까지 희미해지고 있는 변화를 거부하지 말고 내가 먼저 스마트하게 변해 보는 것은 어떨까요?