안녕하세요! LG유플러스 WHY NOT 기자단 정서현입니다. 기자단 포스팅을 통해 고객들에게 좋은 서비스를 빠르게, 제시간에 제공하기 위해 노력하는 유플러스 임직원들의 이야기를 소개해드리고 있는데요. 오늘은 우리 임직원들이 좀 더 업무를 효율적으로 일할 수 있도록, 업무 방식에 어떤 변화를 도입했는지 소개해드리려고 합니다.
다른 여느 회사들처럼 유플러스에서도 서비스를 만들거나 시스템을 구축하기 위해 많은 개발 프로젝트를 진행합니다. 하지만 이런 프로젝트는 임직원 한 명이 하는 것이 아닙니다. 기획자가 서비스를 기획하고, UX/UI 디자이너가 고객의 사용성에 맞게 디자인을 하면 개발자들이 이를 구현하고, 마침내 고객들이 편하게 사용할 수 있는 멋진 서비스가 탄생하게 됩니다.
이렇듯 다양한 분야의 전문가들이 모여서 업무를 진행하기에 ‘협업’이 중요성이 커집니다. 업무들이 유기적으로 하나의 톱니바퀴처럼 움직여야 하기 때문에 흔히 말하는 문제(이슈)가 생기면 빠르게 해결하는 역량 또한 필요하죠. 그래서 LG유플러스의 CDO(Chief Digital Office) 조직에서는 협업Tool인 Jira/Confluence를 전사적으로 도입해 임직원들이 더 쉽게 협업하고, 효율적으로 일할 수 있도록 지원하고 있습니다. 그럼 지금부터 협업Tool 도입 전과 후, 일하는 방식이 어떻게 변화되었는지 한번 같이 살펴볼까요?
협업Tool 도입, Before&After
① 여러 버전의 파일이 혼재되어 있어 이력관리가 힘들고,
단계별 담당자 파악이 어려워요
프로젝트를 진행하다 보면 다양한 산출물이라고 불리우는 파일들이 나오게 됩니다. 비용 관련 엑셀파일(xlsx.) 부터, 서비스 기능들을 자세히 설명해 놓은 파워포인트 파일(pptx), 디자인 소스 등을 정리해 놓은 이미지 파일 등 수많은 유형의 파일들이 이에 해당합니다.
게다가 이러한 파일들은 하나씩만 생겨나는 것이 아닙니다. 한 파일의 여러 버전이 계속 업데이트되죠. 업무를 하다 보면 예전 자료를 찾아야 하는 경우가 많은데, 위 이미지와 같이 수많은 수정 버전들이 생겨 있어 파일 이력 관리가 쉽지 않고, 내가 찾는 파일이 어떤 것인지 확인이 어렵습니다. ‘진짜_정말_마지막_최종본’을 확인하는 과정에서 어려움이 있기 때문에 가끔 최종본이 아닌 버전으로 프로젝트가 진행이 되어 문제가 생기기도 합니다.
또한 프로젝트를 진행하다 보면 다양한 단계를 거치게 되는데요. 프로젝트 개발 전 점검을 받아야 하는 과정, 프로젝트 진행 이후에 개발이 잘 완료되었는지 확인하는 과정, 그리고 그 사이의 수많은 중간 과정까지 고객에게 버그 없는 서비스를 제공하기 위해서는 많은 단계와 절차를 밟아야 합니다. 하지만 위의 수많은 파일 버전 중 내가 원하는 파일이 어떤 것인지 찾기 힘든 것과 마찬가지로, 수많은 협업 관계자와 더 많은 업무 단계를 거치다 보면 ‘어떤 단계에서 어느 담당자를 찾아가야 하는지’ 확인하기가 힘들어 많은 분들이 어려움을 겪고 있었습니다.
“ 여러 버전의 파일 이력을 쉽게 확인하고 담당자도 바로 찾을 수 있어요! ”
새로운 업무 방식을 도입한 후에는, 메일로 산출물(파일)을 주고 받아 하드디스크에 보관하는 기존 프로세스와 달리 진행과정의 모든 산출물을 Confluence에 저장할 수 있게 되었습니다. 프로젝트 전 과정의 이력을 단계별로 저장된 산출물을 통해 확인하고, 재활용 할 수 있게 된 것이죠.
또한 Jira를 통해 To do List와 각 업무별 진행 상태(검토, 개발 중, 완료)를 보드를 통해 한눈에 확인할 수 있어 해당 프로세스를 맡고 있는 담당자 및 이력을 확인하고, 지금 우리의 프로젝트가 어느 단계에 왔는지 쉽게 파악할 수 있게 된 것입니다. 특히 이를 통해 각 구성원이 어떤 업무를 진행하고 있는지, 업무 할당량을 파악하고 업무의 분배를 진행할 수 있어 관리자 입장에서는 더욱 효율적인 인력 관리도 가능합니다. 지금까지는 팀원의 업무와 진척도를 한눈에 볼 수 있는 곳이 없어 불편함이 많았다고 합니다.
이건 앱 서비스 운영을 담당하던 당시 제 사례인데요. 신규서비스 개발 프로젝트를 진행할 때면, 앱 서비스 특성상 기존 앱과 비슷한 성격의 기능(공지사항, 배너 등 다수 앱에 공통으로 포함된 기능)을 개발하는 경우가 많습니다. 이럴 경우 기존 진행했던 프로젝트들의 레슨런(개선점)을 참고하고 싶은데, 쉽게 찾을 수 없어 어려웠던 기억이 납니다. 직접 전임 담당자를 찾아서 물어보거나, 따로 자료를 요청해야 했습니다. 하지만 이제는 협업툴을 통해 쉽게 검색하여 확인할 수 있고, 이전 프로젝트의 레슨런을 바로 볼 수 있게 되었습니다.
② 메일로만 주고받는 커뮤니케이션으로 히스토리나 파일들이 모여있지 않아요
협업 과정의 대부분은 메일로 이루어집니다. 수많은 메일로 히스토리가 쌓이다 보니, 예전 히스토리를 보려면 메일 검색을 하거나 메일 루프를 뒤져가며 스크롤을 내려야 합니다. 혹시라도 수신이나 참조에 내가, 혹은 일을 해야 하는 담당자가 빠져 있다면? 내 업무는 물론, 프로젝트도 원활하게 돌아가지 않겠죠?
하지만 저도 그렇고, 이 글을 보시는 분들도 아시겠지만 메일로 커뮤니케이션 하다 보면 이런 일이 종종 발생하곤 합니다. 뿐만 아니라 메일 사이사이에 첨부파일들이 있고, 해당 파일들은 담당자의 하드디스크 안에 저장됩니다. 그 때문에 다시 수정한 파일을 보내려면 ‘또’ 메일을 써야 하는 상황이 발생합니다. 이렇듯 업무 히스토리와 파일들이 한데 모여있지 않아 협업을 하는 과정에서 어려움이 발생합니다.
“ 메일로 커뮤니케이션은 그만! 협업Tool을 통해 편한 커뮤니케이션이 가능해요 ”
지금까지는 유플러스 임직원들도 메일로 업무 커뮤니케이션을 주로 진행했습니다. 이 때문에 커뮤니케이션에서 소통에 문제가 발생하는 경우도 간혹 있었습니다. 실제 제 사례인데요, 앱 서비스 기획을 하던 시절 최종 산출물 전달 과정에서 수신자 누락으로 인해 일부 내용이 제대로 개발팀에 전달되지 못했고, 후에 확인해 보니 일부 기능이 빠진 채 개발되고 있었습니다. 알아챘을 때는 이미 시간이 많이 흘러 해당 기능을 추가로 개발하는 데 예상보다 많은 시간이 걸렸고요.
하지만 이제 협업툴을 활용한 커뮤니케이션으로 누구나 프로젝트의 진행 현황을 투명하게 볼 수 있고 지나온 히스토리와 파일 또한 쉽게 파악이 가능하니 이런 사례를 많이 줄일 수 있을 거라 생각합니다. 다양한 방법을 통해 댓글을 남길 수 있고, 진행 현황을 카드로 만들어 보드 위에 올릴 수도 있어 시스템 상에서 원활한 커뮤니케이션이 가능합니다.
지금까지 협업툴 도입을 통해 유플러스 임직원들의 업무 환경이 어떻게 개선되었는지 알아봤는데요. 사실 새로운 협업툴을 처음 사용하려면 어려운 점도 많습니다. 내가 원래 사용하던 툴이 아니기 때문에, 적응하는 데 시간도 걸리죠.
이런 점을 고려해, 임직원들이 새로운 툴의 다양한 기능을 극대화하여 활용할 수 있도록 운영조직 대상 관리자 교육은 물론 3차례에 걸친 사용자 교육을 진행하고 있습니다. 또한 조직 별 활용사례 공유와 더불어 보다 쉬운 툴 활용을 위한 꿀팁도 상시 공유하고 있죠. 여기에 임직원들의 불편 사항이나 문의 사항을 언제든 실시간으로 해소할 수 있도록 기술지원 Help Desk도 운영하고 있어, 다들 새로운 협업툴에 빠르게 스며들어 가고 있답니다. 앞으로도 유플러스는 구성원들의 업무 편의성을 높일 수 있는 다양한 방법을 도입하고, 새로운 업무방식에 임직원들이 쉽게 적응할 수 있도록 적극적으로 도움을 제공할 예정이니 임직원 분들과 구독자 분들 모두 많은 기대 부탁드립니다 😊
어떤가요?
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